Tutti vorremmo essere più produttivi, persino principesse e principi e parenti. A volte si vorrebbe che la giornata durasse 50 ore, altro che 24! Si vorrebbe fare tutto ciò che avevamo in mente dalla mattina, spuntare tutta la lista che abbiamo stilato sull’agenda o solo a mente. E a volte siamo così duri con noi stessi da rimproverarci se invece di 100 cose ne abbiamo fatte “solo” 98. Stop. Calma. Prendiamo fiato, facciamo reset e ricominciamo da capo, adesso. Si dice che il motto di Napoleone mentre lo aiutavano a vestirsi fosse: “piano, che ho fretta”, probabilmente perché se ti vesti di corsa puoi rompere i lacci delle scarpe o staccare un bottone, e perderai tempo prezioso a sostituirli. Ma non è solo una questione di velocità. Oggi negli Stati Uniti si parla molto di un concetto nuovo per gli americani: “lavorare meno, lavorare meglio”.
Il tema spunta fuori da blog e testate autorevoli ipotizzando che, se ad esempio si gestisce un’impresa in proprio, si può anche lavorare 24 ore al giorno sette giorni su sette, ma poi ci sarà un concorrente che ne lavorerà solo otto al giorno, cinque giorni a settimana e preferirà investire in collaboratori, producendo un numero collettivo di ore dedicate al suo progetto molto più alto di quello precedente. A volte pensare di risparmiare spremendo se stessi è un errore: la famosa giornalista Kate White racconta nel suo best seller Le brave ragazze non vanno avanti, quelle toste sì che sentiva il dovere di lavarsi l’auto da sola per risparmiare, fino a quando si è resa conto che delegare qualcuno a farlo per pochi dollari le permetteva di guadagnarne qualche centinaio, in quel lasso di tempo, scrivendo un articolo. Ma allora, qual è il modo giusto per gestire la propria giornata senza spezzarsi la schiena e sentire alla sera di essere super produttivi?
Dormire meno è escluso. Un altro tema caldo riguarda proprio le ore di sonno e i danni verso cui andiamo incontro dormendo meno di sette ore al giorno, come confermano ricerche recenti. Rosicchiare dal riposo più ore di impegni è l’errore più grave che si possa fare. La risposta ha provato invece a darla un recente articolo di Fast Company, mettendo insieme i trucchi svelati da tredici persone note per essere super produttive sul lavoro negli Stati Uniti. Dopo esserci abituati a sentir parlare delle levatacce antelucane di gente come Barack e Michelle Obama e di Hilary Clinton che puntano la sveglia alle tre del mattino (a che ora vadano a dormire non si sa) le risposte di questi tredici campioni sono abbastanza inaspettate. La cantautrice, produttrice e attrice Janelle Monáe spiega la sua capacità di gestire tutto con la parola “slack!”, che da noi potrebbe essere tradotta semplicemente “ho mollato il colpo”. “Ho smesso di controllare il telefono appena sveglia, piuttosto mi faccio una decina di respiri profondi”, dice l’artista imprenditrice che si sentiva molto stressata soprattutto dalle email. Ora non le controlla ogni minuto: “Inspirare, espirare” è il suo mantra. Beth Ford è famosa per essere la prima imprenditrice dichiaratamente gay ad aver fatto entrare la compagnia che dirige, Land'O Lakes, nella classifica delle 500 imprese più importanti stilata da Fortune. Record a parte, Beth Ford ha imposto ai suoi collaboratori una regola tassativa: “non mandatemi email lunghe come poemi, non ho tempo di leggerle”. Facile e concisa.
Un’altra grande businesswoman capace di accurata gestione del suo tempo (non per niente è stata la prima donna afroamericana a capo dell’Economic Club of Chicago) è Mellody Hobson. Questa donna prodigio tiene sempre pronto un kit personale, una scatola bianca con dentro tutto ciò che le serve: cambi di scarpe e abiti, spazzolino e dentifricio, pigiama, scarpe da corsa. Quando deve affrontare un viaggio di lavoro improvviso, qualcuno per lei fa partire il pacco tramite FedEx e quando arriva trova già tutto lì, senza stress. Poi c’è Reese Witherspoon, che non è “solo” un’attrice di grande successo e una testimonial di brand prestigiosi. Intanto, nel 2015 ha fondato la sua azienda che produce abiti, Draper James. Poi è a capo della fondazione Hello Sunshine che si occupa di promozione mediatica delle storie di donne eccezionali. Reese si sveglia alle 6 del mattino e fino alle 7 fa colazione con la sua famiglia. Così in un colpo solo si alza presto ma trova anche il modo di stare con marito e figli. Una delle cose che ha smesso di fare è… guidare. Secondo quello che racconta guidava malissimo, cosa che le faceva perdere un sacco di tempo sbagliando le strade. Per cui ora ha un autista o prende il taxi, così mentre l’altro guida, lei smaltisce le email (nb. per noi comuni mortali: prendere i mezzi pubblici è un buon equivalente). Poi ha eliminato dalla sua vita le persone che le facevano perdere tempo, soprattutto quelle che le stavano intorno solo per lusingarla come attrice. E ha chiesto a chiunque abbia a che fare con lei di telefonare, quando c’è un problema urgente. Decisione saggia: quanto problemi ci creano quelli che per comunicarci una cosa da risolvere entro 10 minuti usano WhatsApp o l’email, che magari controlliamo dopo un’ora?
Preziosissimi i consigli di Laura Vanderkam, una che di gestione del tempo e delle forze se ne intende perché è l’autrice del best seller What the Most Successful People Do Before Breakfast (Cosa fa la gente di successo prima della colazione). “Per guadagnare minuti, se non ore, quando il programma giornaliero serrato”, riporta Fast Company, “consiglio di impostare la regola 20/45: la maggior parte delle riunioni di 30 o 60 minuti può essere ridotta a 20 o 45, con disciplina. Ciò fa guadagnare tempo prezioso che puoi utilizzare per fare esercizio, networking, volontariato, lettura, meditazione o qualsiasi altra priorità che ti sollevi dalla tua lista di cose da fare”. Sembra molto efficace. E infine, uno dei tredici interpellati è lo scrittore Lee Child (il suo nuovo libro è Non sfidarmi), perché molti pensano che la vita dello scrittore sia semplice e rilassata ma non è così (anche se è stato stabilito da sociologi e psicologi che questo mestiere sia il più gratificante del mondo). Child ha inventato un metodo da copiare SUBITO (se il nostro lavoro ce lo consente) per non perdere tempo mentre si sta svolgendo un compito urgente: “Ho due computer, uno collegato a internet, l’altro no. Quando scrivo i miei libri uso quello che non è collegato, così se mi viene la tentazione di navigare in rete devo alzarmi e andare all’altro. È sufficiente a scoraggiarmi e a mandarmi avanti con la scrittura”. Ci voleva la sua fantasia, per studiare un metodo così diabolico...
