Si parla tanto di comunicazione e strategie digitali ma ci si dimentica spesso un aspetto fondamentale: comunicare nel modo giusto e con gli strumenti e i modi più appropriati è estremamente importante in una società ormai completamente digitalizzata come la nostra. Per questo motivo, può essere davvero utile conoscere le nozioni base su come scrivere una mail. In particolar modo, è importante capire bene come scrivere una mail rivolta non a un amico o a un conoscente, ma a un interlocutore professionale o comunque istituzionale. I dubbi possono essere i più disparati: come scrivere l'incipit? Quali frasi di saluto adoperare? Come iniziare una mail? O magari, che tipo di saluti formali adoperare sia all'inizio che alla fine del messaggio? Ecco una piccola guida che ti aiuterà a compilare una mail IMPORTANTE nel modo giusto.

email perfettapinterest
Getty Images

Scrivere da un indirizzo di posta vagamente serio Bandire quindi nomignoli, numeri magici, diminutivi dalla creazione delle caselle di posta istituzionali. La cosa migliore è creare una nuova casella di posta attraverso un portale generico: è semplice e veloce, ma per una mail formale è opportuno dotarsi di una casella di tipo professionale. Crearne una con il proprio nome e cognome scritti per esteso, magari separati da un punto, conferisce maggiore credibilità, un tocco di serietà che non guasta mai in situazioni come questa.

Valutare bene cosa scrivere nell'oggetto della mail Questo è un altro punto su cui prestare grande attenzione. Bisogna essere esplicativi, riassumendo l'argomento della mail nel modo più semplice e sintetico possibile. Se l'obiettivo è quello di presentarsi per un master, per esempio, puoi scegliere come oggetto: “Candidatura spontanea ammissione master”. Ma se invece sei alla ricerca di un lavoro creativo puoi sbizzarrirti di più, purché il fraseggio sia d'effetto ma breve.

Ricordarsi che l'attacco della mail è tutto Saluti iniziali: da dove cominciare? Dal classico “cordiali saluti” o da locuzioni più elaborate? Il consiglio è quello di rivolgerti direttamente al destinatario del messaggio, preceduto da un aggettivo di circostanza del tipo “Egregio dottore Rossi”, oppure “Gentile Professore Bianchi” in luogo del meno formale “Buongiorno”. Ovviamente, se citi il titolo del tuo interlocutore non puoi permetterti errori: devi essere sicuro che sia un Dottore, un Professore o simili. Se ti stai rivolgendo a una donna, ricordati di usare la formula giusta: Dott.ssa oppure Prof.ssa.

Occhio a come ti presenti Inoltrarsi nella descrizione essenziale del motivo per il quale stai scrivendo la mail non è cosa semplice. Per prima cosa devi presentare chi sei: “Sono un suo studente nel corso”, oppure “sono stata incaricata di contattarla per”. Ovviamente se il destinatario ti conosce già, non è il caso di indugiare a lungo in formalismi: basterà firmarti in calce alla mail.

Vai dritto al punto Sì, esaurite le presentazioni, evita inutili excursus. Descrivi l'argomento del messaggio attraverso poche semplici parole, come il titolo di un articolo giornalistico, quindi fornisci qualche dettaglio in più nelle 2-3 righe successivo.

Concludi sempre la mail specificando il tuo obiettivo Cosa cerchi di ottenere attraverso il messaggio che stai inviando? Non essere troppo diretta e fai massima attenzione alla correttezza del testo e alla cura di parole ed espressioni utilizzate: ricorda che non stai chattando con un'amica o un parente, ma ti stai rivolgendo ad un destinatario altamente qualificato.

Dire grazie è doveroso Se hai voglia di sottolineare quanto sia importante per te ottenere una risposta in tempi più o meno rapidi (attraverso una classifica formula del tipo “attendo cordialmente una sua risposta”) fallo. Se avete dubbi un chiaro “La ringrazio per la sua attenzione” potrebbe essere la soluzione migliore.

Come concludere una mail di questo tipo? Semplice, con l'intramontabile “Distinti saluti” o con l'altrettanto celebre “Cordiali saluti”. PS. Ricorda che mail di questo genere vanno inviate di buona norma di primo mattino, poiché hanno maggiore probabilità di essere ricevute dal destinatario in breve tempo.